15 cách bạn cần biết để gửi email marketing mà không bị spam

Với bất cứ dịch vụ email hay bất cứ phần mềm quản lý email nào cũng có một hộp thư spam để chứa những tin vớ vẩn. Mỗi ISP (nhà cung cấp dịch vụ internet) sử dụng những bộ lọc spam khác nhau và một số ISP có những hành động quyết liệt để chống lại các hành vi spam. Cho nên một khi chạy email marketing, email của bạn chắc chắn sẽ bị lọc và dễ  rơi vào hòm thư rác một lúc nào đó.

Vậy câu hỏi đặt ra là: “làm thế nào để email marketing không bị spam?”. Đừng quá lo lắng, hãy đọc hết bài viết sau của Lineweb.org để tìm ra giải pháp ngay nhé.

Tại sao email của bạn lại bị đánh dấu spam

Trước hết, bạn phải xác định rõ các nguyên nhân khiến cho việc tiếp thị qua mail bị gửi vào spam thì mới đưa ra cách giải quyết triệt để cho tình trạng này. 

1. Tần suất gửi thư bất thường

Thực tế, nếu bạn gửi một Email Marketing tới quá nhiều người cùng lúc sẽ rất dễ bị bộ lọc đánh dấu Spam.

Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên gửi một nội dung duy nhất nhiều lần đến nhiều người thì việc chiến dịch của bạn bị đánh dấu Spam là điều đương nhiên.

2. Lịch sử nhận/gửi Email đã từng bị Spam

Có một sự thật là nếu địa chỉ thư điện tử của bạn đã từng gửi email hàng loạt bị nhận diện Spam thì khả năng cao là những chiến dịch Email Marketing của bạn sau này sẽ bị bộ lọc “để ý” nếu vẫn tiếp tục gửi bằng địa chỉ này.

Cách tốt nhất là bạn nên kiểm tra kĩ địa chỉ Email trước khi quyết định gửi thư hàng loạt. 

Cũng vậy, nếu như trước đó Email bạn gửi cho người nhận bị đánh dấu Spam thì những lá thư gửi tiếp theo rất có thể sẽ đi thẳng vào hòm thư rác. Nguyên do là vì bộ lọc chỉ lọc những nội dung mà khách hàng thực sự muốn đọc.

3. Nội dung thư bị đánh dấu Spam

Hầu hết tất cả các Email Marketing trước khi gửi đến khách hàng đều phải đi qua bộ lọc Spam của nhà cung cấp. Theo đó, nếu lá thư của bạn chứa các từ ngữ bị nhận diện là Spam dưới đây thì rất có thể chúng sẽ bị rơi vào hòm thư rác nhanh chóng.

Cụ thể như sau:

  • Nội dung thư chứa các cụm từ mang thông điệp quảng cáo giật gân: “Khuyến mãi sốc 50%”, “giảm giá khủng”, “chiết khấu 70%”, “đăng ký ngay tại đây”, “cơ hội cuối cùng trong đời”, “click vào đây…”
  • Dùng quá nhiều dấu chấm than !!!!!!!!
  • Dùng nhiều text chữ in đậm hoặc in hoa thường xuyên. Tô màu chữ lòe loẹt: xanh, đỏ, vàng…
  • Tiêu đề rườm rà, bôi đậm hoặc viết in hoa cả dòng, có chứa các từ ngữ “dính” Spam nêu trên
  • Ngoài ra, với những Email chỉ sử dụng ảnh lớn, không có hoặc ít text cũng có thể bị đánh dấu Spam do bộ lọc không có chức năng đọc ảnh và mặc định người dùng đang muốn Spam Email.

4. Danh sách data Email không chất lượng

Để việc gửi thư được hiệu quả, bạn phải đảm bảo những địa chỉ Email gửi đi phải chất lượng. Nghĩa là những Email này cho phép bạn gửi thư đến địa chỉ của họ (đồng ý Subscribe kênh của bạn). Ngược lại, nếu bạn thu thập data bằng cách mua bán Email thì nguy cơ gửi email hàng loạt bị vào hòm thư rác là rất cao. 

Ngoài ra, ngay cả khi bạn thu thập Email một cách chân chính, không Spam cũng không mua data thì danh sách Email của bạn cũng có thể chưa thật sự chất lượng do:

  • Có nhiều Email Marketing trùng, lỗi
  • Có nhiều Email thu thập từ lâu, đã không còn tồn tại hoặc ít tương tác do người nhận không nhớ đã đăng ký Subscribe kênh của bạn
  • Danh sách Email chứa nhiều địa chỉ công ty hoặc gửi cho nhiều người có cùng địa chỉ Email công ty khiến việc gửi thư bị chặn bởi tường lửa do nghi ngờ thư Spam
  • Data Email chứa những đuôi yahoo hoặc các địa chỉ tên miền hiếm gặp khác đã không còn tồn tại…

Cách gửi email marketing không bị spam?

1.    Không gửi thư cho chính mình

Nhiều người khi bắt đầu một chiến dịch gửi thư hàng loạt thường gửi một Email cho chính mình nhằm xác định xem chúng có bị lỗi hay vấn đề phát sinh nào hay không. Tuy nhiên, điều này lại khiến cho chiến dịch của bạn dễ bị đánh dấu Spam hơn bao giờ hết.

Do đó, tốt nhất, hãy loại bỏ Email của bạn ra khỏi danh sách data cần gửi trước khi bắt đầu một chiến dịch Email Automation hiệu quả.

2. Không gửi Email chỉ có mỗi một bức hình

Gửi email chỉ chứa một tấm hình, bộ lọc sẽ cho rằng bức email đó chắc chắn có vấn đề và chặn lại. Bạn nên dành thời gian để thiết kế soạn lại email với bố cục, từ ngữ và hình phù hợp. Đừng gửi email chỉ có duy nhất một bức hình.

3. Không dùng Email cá nhân hoặc miễn phí khi gửi thư hàng loạt

Cách tốt nhất để gửi thư hàng loạt chống Spam chính là người gửi thư ngưng dùng Email miễn phí hoặc địa chỉ thư cá nhân để gửi. 

Ngược lại, bạn nên dùng địa chỉ mail công ty/tổ chức/ thương hiệu là tốt nhất. Điều này không chỉ tạo sự chuyên nghiệp cho thương hiệu/ doanh nghiệp của bạn mà còn giúp việc gửi thư ít có nguy cơ bị Spam hơn. 

Tuy nhiên, cần lưu ý, nếu như trước đó địa chỉ thư công ty của bạn bị nằm trong danh sách đen của bộ lọc thì rất có thể các Email Marketing khác có cùng tên miền cũng bị ảnh hưởng đấy.

4. Đừng dùng cùng một cụm từ hay một câu có trong email làm tiêu đề

Nếu bạn gửi email có tiêu đề và thông tin tương tự nhau, nó phần lớn sẽ bị lọc thành email spam. Ví dụ tiêu đề thư của bạn ghi “ this is a test” và phần nội dung cũng ghi “this is a test”.

Hãy nhớ bạn nên tập trung vào những mối liên lạc còn tốt, gửi những nội dụng họ thực sự muốn, thêm họ vào danh sách của liên lạc của bạn, và khuyến khích họ tương tác với chiến dịch của bạn. Nếu bạn tập trung vào những điều trên, việc gửi email của bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn nhiều.

5.    Chỉ dùng địa chỉ gửi Email duy nhất

Nếu có ý định triển khai Email Marketing lâu dài, tốt nhất bạn nên sử dụng một Email cố định duy nhất. Điều này giúp xây dựng danh tiếng và sự chuyên nghiệp cho thương hiệu của bạn, tạo sự tin cậy, nhất quán trong tâm trí người nhận. 

Việc thay đổi Email quá nhiều dễ gây cảm giác hoang mang, bối rối cho người nhận, làm suy giảm mức độ tin cậy của doanh nghiệp và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tỉ lệ mở thư trong chiến dịch Marketing của bạn.

6. Chú ý tới việc test bộ lọc spam trước khi gửi

Sử dụng những công cụ kiểm tra spam trước khi gửi. Nếu bạn dùng Mailchimp hoặc GetResponse thì chúng luôn tích hợp sẵn chức năng spam score khi bạn tạo chiến dịch email. Nó sẽ cho bạn biết bằng cách đánh dấu những chi tiết lỗi lớn trong email của bạn – những thứ có thể ảnh hưởng tới việc gửi email.

7.    Lọc bỏ những data kém chất lượng

Như đã nói ở trên, cách tốt nhất để có một chiến dịch gửi Email hàng loạt chống Spam hiệu quả chính là xây dựng một hệ thống data chất lượng, nói không với việc mua bán Email, thường xuyên lọc bỏ những data kém chất lượng (bị trùng, lỗi, lâu ngày không sử dụng, đã chết) ra khỏi danh sách người nhận. Đồng thời tập trung vào nhóm data subscribe, còn hoạt động sẽ giúp bạn tối ưu tỉ lệ mở thư và chuyển đổi cao hơn.

8. Chú ý các liên kết trong email của bạn

Bộ lọc spam kiểm tra địa chỉ URL trong email của bạn. Nếu bạn dẫn link tới một domain thiếu uy tín (không an toàn), nhiều khả năng bạn sẽ bị phạt. Thêm vào đó, bạn nên tránh dẫn link tới các địa chỉ URL chứa các folder chỉ có 1-2 chữ cái ( ví dụ như domain.com/e/something or domain.com/es) vì như vậy bộ lọc sẽ tính đó là một dấu hiệu đáng ngờ.

9. Nội dung thư không chứa những từ ngữ nhạy cảm

Hạn chế tối đa việc dùng các từ ngữ liên quan đến ngân hàng, tài chính, tín dụng là cách tốt nhất để bạn ngăn cản thư của mình rơi vào thùng rác.

Nếu cần thiết phải đề cập đến vấn đề này, hãy liên kết chúng với một hình thức an toàn khác như nhóm quyên góp từ thiện là tốt nhất.

10. Hạn chế việc coppy từ Word, Excel hoặc Powerpoint… 

Nhiều người có thói quen soạn thư trên Word hoặc Powerpoint rồi sau đó copy paste sang Email là xong. Tuy nhiên, thực tế, điều này khiến cho mẫu thư của bạn chứa rất nhiều định dạng khác nhau khiến cho bộ lọc không kiểm soát và xác định được, từ đó dễ dàng nghi ngờ thư của bạn là Spam.

Cách tốt nhất khi bạn muốn gửi email hàng loạt đến khách hàng đó là bạn nên soạn nội dung trực tiếp trên Email.

Đặc biệt, hãy cân nhắc nếu có ý định code HTML. Việc sử dụng các thẻ bị lỗi, hỏng có thể khiến chất lượng thư của bạn bị suy giảm đáng kể. Nếu không tự code mẫu thư cho thật chuẩn, tốt nhất bạn chỉ nên soạn thư bằng text thông thường.

11. Tiêu đề email và các nội dung email khác nhau

Nội dung email đóng một vai trò quan trọng trong việc lọc thư. Nếu bạn gửi cùng một nội dung và tiêu đề giống nhau đến nhiều người, thì bạn khó có lý do để nói mình không spam. Ngoài ra, tránh viết hoa toàn bộ, tránh viết những nội dung nghe như spam. Bạn nên dùngA/B testing để kiểm tra hiệu quả của chiến dịch email marketing của bạn.

12. Xóa bỏ những địa chỉ không còn được sử dụng

Hãy xóa những liên lạc cũ và không còn hoạt động nữa. Việc kiểm soát các liên lạc rất quan trọng trong việc gửi email. Tập trung vào những liên lạc còn hoạt động, bạn có thể tăng khả năng gửi email thành công.

13. Hạn chế việc chèn Video, Javascript vào Email

Thực tế, Email ngày càng tỏ ra tương thích với các loại hình media. Song, nhiều chuyên gia vẫn khuyên người dùng không nên lạm dụng việc chèn thêm Video hay Javascript vào trong bức thư. Lí do là vì các bộ lọc sẽ kiểm duyệt rất gắt gao và khả năng rơi vào hòm thư rác rất lớn.

Trong trường hợp bắt buộc cần chèn media, bạn có thể  chèn link dẫn đến các video vào text hoặc hình ảnh có trong thư.

14. Tăng độ uy tín cho địa chỉ Email

Các bộ lọc thường sẽ để ý những địa chỉ gửi thư thiếu uy tín và nhanh chóng chuyển chúng vào hòm thư rác. Để tránh điều này, bạn có thể gia tăng mức uy tín cho Email Marketing bằng cách cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân trong hồ sơ của người gửi như: ảnh đại diện, họ tên, sinh nhật… Đồng thời nhập mã xác minh Email của chính bạn.

Ngoài ra, với những người đăng ký nhận thư, bạn có thể yêu cầu họ thêm địa chỉ Email của mình vào danh bạ. Điều này sẽ giúp bộ lọc xác định đây là những lá thư trao đổi và hạn chế nguy cơ Spam.

15. Gửi email marketing đúng đối tượng

Có nghĩa là chỉ gửi đến những người có nhu cầu thực sự. Như vậy, bạn cần chắc lọc danh sách địa chỉ gửi thư đi kỹ càng. Nếu trong đó có hàng loạt email chết, không xác thực, không đúng đối tượng… thì khả năng email spam là rất cao.

Cách tốt nhất là không nên mua data khách hàng, chỉ gửi thông tin tiếp thị đến những địa chỉ chính bạn thu thập được, bạn biết họ có quan tâm đến sản phẩm kinh doanh. Nếu bạn không có nhân lực chuyên về mảng này, vẫn có thể hợp tác với các nhà cung cấp uy tín. Nó sẽ hiệu quả hơn là bạn tự mò mẫn, sử dụng những công cụ miễn phí, không có sự hỗ trợ nào.